- Admettez que vous voulez organiser un BarCamp, même si vous n'avez pas de temps libre, pas les bons contacts, ni même la moindre idée de ce que serait *votre* session. Allez-y et fixez une date cible (dans environ 6 à 8 semaines) après avoir vérifié les conflits d'horaire sur www.upcoming.org. La date pourra être changée plus tard s'il y a de bonnes raisons, mais aucune collaboration ne choisira vraisemblablement une meilleure date que celle que vous choisirez vous-même parce qu'elle vous convient et qu'elle est raisonnable. Les gens voudront savoir quand l'événement a lieu, et c'est beaucoup plus convaincant si vous pouvez leur donner une réponse claire.
- Préparez le terrain pour la collaboration.
- Créez une page sur www.barcamp.org (ou un wiki hébergé séparément au besoin). Consultez cette liste de moteurs de wiki et assurez-vous d'installer des extensions de balisage de texte (pour la mise en forme de base des liens, des listes, des images et des titres). Les seules pages nécessaires sont : la page principale, la page d'inscription, la page de planification et la page des commanditaires.
- Créez une liste de diffusion Google Groups (ou autre) pour la collaboration entre les organisateurs.
- Mettez en place une méthode pour recueillir et organiser les adresses de courriel. (Nous avons utilisé un compte Gmail partagé pour permettre aux gens de s'inscrire, comme liste maîtresse des adresses de courriel et comme moyen d'envoyer des annonces et des rappels à tous les inscrits sans passer par nos comptes de courriel personnels.)
- Enfin, je recommande de mettre en place un clavardage Skype ou IRC. Très utile pour collaborer en temps réel sans les tracas des réunions en personne
- Réglez la question du graphisme. Créez un logo pour votre BarCamp (votre logo peut être aussi simple qu'un traitement de couleur du logo BarCamp traditionnel, ou vous pouvez en faire quelque chose de plus amusant et de régional si le temps et la créativité le permettent). Ayez cette illustration en format vectoriel, de 6 à 8 pouces de large (pour vos t-shirts). À partir de cette version, faites une version bannière Web et une ou deux variantes de badges de blogue (170 pixels de large).
- Faites savoir que vous organisez un BarCamp. Cela comprend ce qui suit, en plus de toute considération régionale particulière : publiez votre événement sur la page d'accueil de www.barcamp.org, avec un lien vers votre page barcamp.org ou vers le site Web distinct de votre événement. Publiez votre événement sur www.upcoming.org. Essayez d'obtenir un lien (ou mieux, une entrevue) dans les publications en ligne locales ou spécialisées. Communiquez avec tous les blogueurs que vous connaissez, donnez-leur le texte type sur « qu'est-ce qu'un BarCamp? », la date et vos badges de blogue tout prêts (et dites-leur vers quelle adresse faire le lien). Les gens seront beaucoup plus disposés à vous aider si vous leur facilitez la tâche. ---------- Tout ce qui précède peut se faire en une fin de semaine, à moins de trop raffiner la conception du site ou le graphisme ------------
- Réseautez énergiquement avec les personnes qui répondent aux annonces. Confiez rapidement des tâches à ceux qui disent vouloir aider. Soyez direct, ouvert et reconnaissant de leur aide. Laissez autant que possible les gens choisir eux-mêmes leurs tâches, mais au besoin, un petit encouragement en privé fait beaucoup de chemin. Soyez sincère, bien sûr, mais les mots gentils ont tendance à faciliter les choses.
- Attribuez les tâches suivantes :
- Responsable des commanditaires : rédige un message à envoyer aux commanditaires potentiels, fait le suivi des pistes de commanditaires fournies par d'autres, recueille l'information, les logos (en format vectoriel) et l'argent des commanditaires, et veille aussi à ce que des reçus (au besoin) soient émis à la fin. C'est votre responsable des comptes clients, et c'est un élément clé à réussir.
- Tsar de la bouffe : Ce n'est pas absolument obligatoire pour un BarCamp, mais c'est définitivement la norme. Vous avez x personnes à nourrir pendant 24 heures, y compris une soirée d'avant-événement, un déjeuner de base et un dîner. Évidemment, vous ne pouvez payer qu'en fonction de l'argent des commanditaires dont vous disposez. Assurez-vous d'abord que le déjeuner et le dîner sont couverts, puis payez le plus possible de la soirée d'avant-événement. Mieux vaut garder des repas simples (mais bons), prévoir des options végétariennes et essayer de limiter les coûts. Ce sera votre plus grosse dépense.
- Maître des t-shirts : Non seulement les gens aiment les t-shirts, mais ils sont peut-être ce que vous avez de plus intéressant à offrir aux commanditaires, puisque c'est un article promotionnel partagé. Le t-shirt de base porte le logo de votre BarCamp à l'avant et tous les logos des commanditaires (disposés avec goût) au dos (je recommande une seule couleur). L'éventail de t-shirts offerts est énorme, mais les gens apprécieront un t-shirt de bonne qualité, de couleur autre que blanc (ou noir), et bien ajusté. C'est un peu plus cher, mais offrir quelques t-shirts pour femmes (pas seulement des petits unisexes) est une très belle attention. (Je recommande les t-shirts en jersey fin d'American Apparel ou de Bella – pas le modèle super ajusté.) Essayez de commander les t-shirts (quantités décidées et illustrations soumises) 2 semaines avant votre événement. 10 jours au minimum ABSOLU. N'oubliez pas que des choses étranges arrivent dans la chaîne d'approvisionnement. Faites souvent le point avec votre fournisseur de t-shirts si vous voulez les recevoir à temps.
- Gourou du Wi-Fi : Les gens voudront du Wi-Fi, et pourraient même en avoir besoin pour leur présentation. Pour l'offrir, il vous faudra une connexion Internet convenable et plusieurs routeurs pour gérer le trafic. Quelqu'un doit installer tout cela et le maintenir en fonction pendant le camp.
- Trouvez un lieu. Oui, on dirait que ça devrait venir avant tout le reste, mais ce sera probablement déjà fait. Vous trouverez fort probablement votre lieu grâce à un contact personnel d'un organisateur ou d'un participant actif et enthousiaste. Si aucune option ne s'est présentée, c'est le moment de s'y attaquer énergiquement. Les bureaux semblent être les lieux les plus populaires, mais il est important de trouver un endroit qui convient. Il vous faut un commanditaire de lieu qui « comprend » le BarCamp et qui reconnaît ce qu'il a à gagner de la visibilité auprès du public du BarCamp. (Le commanditaire du lieu devrait donc vraiment avoir quelque chose à gagner de cette visibilité auprès des participants du BarCamp.) Il vous faut aussi obtenir cet espace gratuitement. Sans aucun doute, devoir payer pour un lieu (au-delà de quelques frais d'assurance supplémentaires ou de nettoyage) est une complication que vous voulez vraiment éviter.
- Une fois le lieu trouvé, lâchez les blogues! Faites de deuxièmes annonces sous prétexte que le lieu est confirmé. N'ayez pas de scrupules : trouver des gens de qualité est ce qu'il y a de plus important dans l'organisation d'un BarCamp.
- Dressez la liste de toutes les petites choses à rassembler : projecteurs, papier, marqueurs, stylos, porte-noms, essuie-tout, sacs à ordures, papier hygiénique, nettoyants pour surfaces, ustensiles de cuisine pour le déjeuner et le dîner, glacières, poubelles, etc. Mettez la liste sur le wiki et essayez d'amener les gens à apporter ou à donner le plus d'articles possible. Emprunter vaut bien mieux qu'acheter chaque fois que c'est possible.
- Préparez le décollage : Envoyez des courriels de rappel de 3 à 5 jours avant l'événement, ainsi que la veille. Demandez aux gens de se désinscrire s'ils ne viennent pas, afin d'avoir un nombre exact de participants. Le taux de désistement varie de 20 à 30 %. Assurez-vous d'être *vous-même* bien reposé avant l'événement. Au moins pendant la première moitié de votre soirée d'ouverture, vous devrez vous démener, faire des présentations et, de façon générale, vous assurer que les gens se mettent à discuter. Une fois la machine lancée, par contre, ça ne dépend plus de vous – profitez-en!
Autres notes :
- Logo – N'oubliez pas que chaque couleur de votre logo représente un écran et des frais de préparation supplémentaires pour vos t-shirts, ce qui fait grimper le prix de façon considérable. Pensez-y en concevant votre logo.
- Les réunions en personne sont surestimées. À moins que vous deviez tous voir l'espace ou échanger quelque chose en personne, restez en ligne.
- Respectez vos coorganisateurs. On ne le dira jamais assez. Respectez leur temps et appréciez ce qu'ils apportent pour que l'événement ait lieu. Vous êtes tous bénévoles.
- Si vous n'êtes pas une personne minutieuse, confiez les détails à quelqu'un qui l'est.
- En parlant de détails, n'oubliez pas d'affecter plusieurs personnes aux ordures et au nettoyage général le jour de l'événement. Oui, ce n'est pas glorieux, mais il faut le faire.
- Ne compliquez pas les choses. Ne laissez pas les autres les compliquer. C'est étonnamment difficile. Les gens ont énormément d'idées géniales qu'ils veulent réaliser pour rendre votre BarCamp formidable. C'est très bien, tant que cela ne détourne pas les organisateurs de l'essentiel. Essayez d'accomplir les choses dans l'ordre où elles sont absolument nécessaires. Une fois le lieu, les t-shirts, la nourriture, les commanditaires, etc. confirmés, les gens peuvent se déchaîner avec les extras.
- Ne mêlez pas la comptabilité d'une entreprise à tout cela. C'est trop compliqué. Faites tout en argent comptant ou ouvrez un compte PayPal spécial. Au bout du compte, vous ne voulez pas vous retrouver avec de l'argent en trop. Mieux vaut faire commanditer directement des choses comme la location de chaises, un repas, etc., et ne jamais toucher à l'argent vous-même.
- Annoncez les étiquettes Flickr officielles pendant l'événement, pour qu'il soit facile de voir les photos de tout le monde par la suite.
- Encouragez toutes les personnes présentes à s'impliquer et à rester impliquées.
- Ne vous relâchez pas trop sur la règle « tout le monde doit participer ». Il ne s'agit pas seulement d'être présent, il s'agit de transfert de connaissances. Assurez-vous que les gens ne pensent pas que c'est seulement une affaire de techno – les présentations créatives sont bien reçues, pourvu qu'elles soient bien réfléchies.
- N'oubliez pas de recruter des gens pour aider à l'installation et au nettoyage par la suite. N'ayez pas peur de demander de l'aide à l'ensemble des participants. Répartissez le travail et tout ira beaucoup plus vite.
- Rappelez-vous : c'est censé être amusant. Gardez-le ainsi.