Environ deux mois après l'ouverture, le plan d'affaires est généralement réexaminé. Personne ne l'a demandé; les premiers chiffres réels commencent à arriver, et c'est le bon moment pour les comparer aux estimations de départ.
Ceningan Divers est ouvert depuis le 1er août; cet examen a donc lieu maintenant.
Les chiffres eux-mêmes demeurent confidentiels. Ils appartiennent aux associés, et les données d'un centre de plongée sur une île ne permettraient pas de planifier une entreprise ailleurs. Cet article présente plutôt le contenu du plan, les éléments qui se révèlent les plus importants et ceux qui recevraient plus de poids dans une nouvelle version.
Que contient le plan d'affaires d'un centre de plongée?
Les mêmes sections que la plupart des plans d'affaires de petites entreprises, avec un poids particulier sur le marché, les opérations et les associés.
Pour un premier plan, un gabarit comme le modèle de plan d'affaires de BDC constitue un bon point de départ. Il est canadien et gratuit, et il couvre les sections qu'une banque ou un associé s'attend à voir. La plupart de son contenu s'applique tout aussi bien à une entreprise située à l'autre bout du monde.
Le marché
La section sur le marché répond à trois questions : qui vient, d'où, et pourquoi. Pour une île voisine de Nusa Lembongan, la plupart des plongeurs viennent pour la région, les raies manta et la plongée avec les grands animaux autour de Nusa Penida, puis choisissent un centre. La question du marché était donc moins « les gens viendront-ils? » que « pourquoi choisiraient-ils ce centre plutôt que les exploitants déjà établis? ». Il s'agit d'une question de positionnement, directement liée au travail de marque réalisé au début de l'année.
Les opérations
Les bateaux, les compresseurs, les bouteilles, l'équipement, le personnel, les assurances, les permis et l'entretien. Un centre de plongée est une entreprise d'équipement autant qu'une entreprise d'accueil. L'équipement se brise dans l'air salin, souvent lors de la journée la plus achalandée. Le plan doit prévoir un poste budgétaire pour les réparations, et les huit premières semaines montrent que ce poste doit être plus important que ce que prévoient la plupart des propriétaires.
Les associés
Ce sujet est traité dans sa propre section, plus bas.
Pourquoi la saisonnalité est-elle si déterminante dans un plan d'affaires touristique?
Parce que l'année ne compte pas douze mois égaux. C'est le principe le plus important pour quiconque rédige un plan en tourisme.
À Bali, l'activité suit la saison sèche et les vacances dans les pays d'origine des clients. Certains mois, les bateaux sont pleins et le centre doit refuser des clients. D'autres mois, le même personnel et le même loyer sont payés avec une fraction de la clientèle. La moyenne annuelle peut sembler acceptable sur papier, mais le compte bancaire ne fonctionne pas selon la moyenne.
L'ouverture en août a permis de commencer pendant une période favorable. C'est un avantage, et aussi un risque, car les premières semaines de chiffres donnent une image trop optimiste. Nous en tenons compte dans notre lecture.
Il en va de même pour toute entreprise saisonnière : une station de ski, un chalet locatif au bord d'un lac, un restaurant au bord de l'eau au Canada. Un plan qui présente des revenus constants toute l'année ne reflète pas la réalité, et ses lecteurs doivent en être conscients.
Nous recommandons donc de bâtir le plan mois par mois, d'estimer séparément la haute et la basse saison, et d'utiliser des hypothèses prudentes pour les intersaisons.
De combien d'encaisse une entreprise saisonnière a-t-elle besoin pour la basse saison?
De quoi atteindre la saison suivante à partir du dernier jour de la haute saison, avec une marge en plus. C'est à ce stade que la saisonnalité devient une question de survie.
Le profit et l'encaisse sont deux notions distinctes. Une entreprise peut connaître une bonne année et manquer d'argent pendant son mois le plus faible, parce que les bons mois sont venus en premier et que les factures ont continué d'arriver ensuite. Dans une entreprise saisonnière, la rentabilité annuelle ne répond qu'à la moitié de la question. L'autre moitié est le montant nécessaire en banque à la fin de la haute saison pour se rendre à la suivante.
Ce montant doit figurer dans le plan, puis être augmenté. L'équipement se brise aussi en basse saison, qui est d'ailleurs la période la plus propice à l'entretien.
Comment un plan peut-il tenir compte des imprévus?
Par la réserve d'encaisse. En juillet, deux semaines avant l'ouverture, les cendres du mont Raung, dans l'est de Java, ont fermé l'aéroport de Bali, puis l'ont fermé une seconde fois. Des vols ont été annulés, des voyageurs se sont retrouvés bloqués et des réservations ont été déplacées. Rien de cela ne figurait dans le plan, et il aurait été difficile de le prévoir avec précision. Cet épisode illustre toutefois le rôle de la réserve d'encaisse : couvrir l'imprévu, car en tourisme, il y en a toujours au moins un. Un volcan, une tempête, une variation du taux de change ou une nouvelle défavorable sur l'île qui n'a aucun lien avec l'entreprise.
Nous privilégions une entreprise plus petite disposant de trois mois de réserve plutôt qu'une entreprise plus grande qui fonctionne d'une semaine à l'autre.
Comment consigner les rôles des associés?
Par écrit, tôt, pendant que tout le monde s'entend. Les associés s'entendent facilement au départ, et c'est précisément le moment de consigner les rôles.
Au départ, l'enthousiasme est grand et chacun prévoit de contribuer à tout. Il peut sembler délicat de s'asseoir pour déterminer qui est responsable de quoi. C'est beaucoup plus difficile quelques années plus tard, lorsque deux personnes se souviennent différemment de la même conversation. Notre expérience en agence à Vancouver a montré que cette situation n'est pas rare.
Les points à mettre sur papier :
- Qui est responsable de quoi au quotidien : de véritables champs de responsabilité plutôt que des titres
- Qui peut engager des dépenses, et jusqu'à quel montant, sans consulter les autres
- Comment les décisions se prennent en cas de désaccord
- Ce qui se passe si un associé souhaite partir, tombe malade ou cesse de participer
- Qui possède quels actifs, y compris le nom de domaine et les comptes de réseaux sociaux, souvent oubliés
Une convention d'actionnaires ou d'associés en bonne et due forme doit être rédigée par un avocat. Le plan d'affaires ne remplace pas ce document, mais il constitue un bon endroit pour décrire d'abord les rôles en termes simples, pendant que les relations sont bonnes.
Un plan d'affaires vaut-il encore la peine d'être rédigé?
Oui, à condition qu'il demeure concis. La question est souvent soulevée en ce moment, avec la popularité de l'approche « lean startup », des réorientations rapides et l'argument voulant que personne ne lise les plans d'affaires. Cette critique est en partie fondée : un plan de quarante pages laissé dans un dossier représente un effort perdu.
L'analyse qu'exige le plan reste toutefois précieuse : l'encaisse mois par mois, les rôles des associés et un portrait réaliste de la clientèle. Tout cela tient en dix pages. Une entreprise qui sollicite du financement auprès d'une banque ou d'un investisseur aura de toute façon besoin de plans d'affaires bien préparés; le travail mérite donc d'être fait avec soin.
Certaines estimations de tout plan se révèlent inexactes, et les premières semaines montrent déjà où les nôtres s'écartent de la réalité. C'est normal. Le plan visait à déterminer quels éléments reposaient sur des hypothèses, afin de savoir quoi surveiller à l'arrivée des chiffres réels. Ces chiffres arrivent maintenant.