Aujourd'hui, les bateaux de plongée transportent plus d'appareils photo que de personnes. Les instructeurs ont leur propre équipement. La moitié des clients possèdent une GoPro, et la nouvelle Hero5 lancée cet automne est étanche jusqu'à une dizaine de mètres sans boîtier; leur nombre augmentera donc encore. Des téléphones se trouvent partout, dans des pochettes et des sacs étanches. Chaque journée se termine avec une pile de cartes SD, un ordinateur portable et une personne qui tente de déterminer quelle vidéo montre la tortue.
La plupart de ces images ne sont jamais utilisées. Elles restent sur des cartes, sur des bureaux d'ordinateur ou sur un disque qui finit par être endommagé. Les quelques photos publiées accaparent la soirée entière d'un membre de l'équipe.
La cause n'est pas l'équipement; c'est l'absence de routine.
Pourquoi une gestion désorganisée des photos coûte-t-elle cher à une petite entreprise?
Parce que les photos constituent l'aperçu du produit. Pour un centre de plongée, un client qui choisit entre trois centres sur la même île compare des images. De véritables photos sous-marines de la semaine valent plus que n'importe quel paragraphe sur le site Web. Il en va de même pour un restaurant, un gîte, une école de surf ou un café avec vue.
Perdre ces photos, ou être incapable de les retrouver, représente donc un coût réel, tout comme le temps du personnel. Un instructeur qui passe deux heures chaque soir à trier, retoucher et téléverser arrive fatigué à la première plongée du lendemain. Les clients à qui l'on a promis leurs photos « ce soir » et qui les reçoivent trois jours plus tard s'en souviennent, parfois dans un avis.
Comment organiser les photos d'une entreprise?
Avec une seule structure de dossiers, utilisée par tous sans exception. C'est le principe central.
Une structure comme celle-ci fonctionne bien :
- Un dossier principal pour chaque année.
- À l'intérieur, un dossier par jour, nommé en commençant par la date pour qu'il se classe automatiquement : 2016-11-24.
- Dans chaque journée, un dossier par plongée ou activité, avec le nom du site : 2016-11-24_crystal-bay_am.
- Les photos des clients dans un sous-dossier portant le nom de leur réservation.
La date vient toujours en premier. Les noms de dossiers utilisent des mots, et non des codes d'appareil, et jamais « Nouveau dossier (3) ». Lorsque quelqu'un demande six mois plus tard « la raie manta de la plongée du matin en novembre », elle se retrouve en une minute plutôt qu'en un après-midi.
Les sauvegardes constituent l'étape suivante : au moins deux copies, sur deux appareils distincts, idéalement avec l'une d'elles conservée dans un autre lieu. L'humidité, l'air salin et les pannes de courant sur l'île sont éprouvants pour les disques durs. Le stockage infonuagique est utile lorsque la connexion permet le téléversement. Ici, ce n'est souvent pas le cas, du moins pas pour une journée complète de vidéo; un second disque rapporté à la maison chaque soir par un membre du personnel constitue donc l'option réaliste.
Pour les utilisateurs de Lightroom, les pages d'aide d'Adobe sur le flux de travail du module Bibliothèque sont un bon point de départ. Les principes s'appliquent à tout logiciel : importer, étiqueter, noter, sélectionner et exporter. La rigueur compte davantage que le programme.
Pourquoi obtenir le consentement avant de publier des photos de clients?
Parce que certaines personnes ne souhaitent pas apparaître en ligne, pour des raisons qu'elles n'ont pas à expliquer. C'est le point sur lequel nous insistons le plus.
Bien des entreprises publient des photos de clients sans demander, en supposant que des vacanciers souriants n'y verront pas d'objection. Pourtant, certaines personnes ont de bonnes raisons de rester hors ligne : éviter un ancien conjoint, un employeur qui les croit ailleurs cette semaine-là, ou simplement un malaise quant à leur apparence en combinaison de plongée. L'entreprise n'a pas besoin d'en connaître la raison.
La solution simple consiste à poser la question par écrit à l'inscription : une case à cocher sur le formulaire demandant si le client accepte d'apparaître sur les médias sociaux de l'entreprise, oui ou non. La réponse est notée à côté du nom de la réservation, de sorte que la personne responsable des publications n'a ni à deviner ni à s'informer.
Il existe aussi une dimension juridique grandissante. Bon nombre des plongeurs accueillis ici sont européens, et l'Union européenne a adopté ce printemps un nouveau règlement sur la protection des données, le RGPD, qui s'appliquera à compter de mai 2018. Son application précise à un centre de plongée en Indonésie relève d'un avis juridique, mais la direction est claire : demander d'abord relève de la courtoisie élémentaire, et cette pratique sera de plus en plus attendue.
Les clients ne doivent être identifiés que s'ils ont donné leur accord. Ceux qui acceptent partagent souvent la photo eux-mêmes, ce qui profite davantage à l'entreprise que sa propre publication.
Comment réduire le temps consacré aux retouches?
En retouchant en un seul lot, une fois par jour. Ce qui accapare la soirée, c'est le travail par fragments : cinq minutes ici, une publication là, une retouche de plus avant d'aller dormir.
Un rythme plus efficace repose sur une personne, un bloc de temps, une fois par jour :
- Copier chaque carte dans le dossier de la journée.
- Faire un premier tri rapide et marquer les photos à conserver, en appliquant une sélection rigoureuse.
- Appliquer une correction standard à toutes les photos retenues. Les photos sous-marines exigent généralement la même correction de couleur; un préréglage enregistré fait donc l'essentiel du travail.
- Exporter en trois formats : pleine résolution pour les clients, format Web pour le site et format carré pour Instagram.
- Envoyer leur lien aux clients, programmer les publications sur les médias sociaux et fermer l'ordinateur.
Le processus prend quarante-cinq minutes, peut-être une heure lors d'une journée chargée, plutôt que toute la soirée.
La vidéo exige sa propre règle, car elle consomme l'espace de stockage et le temps beaucoup plus rapidement que les photos. Il convient de ne conserver que les extraits où il se passe réellement quelque chose, de les couper le jour même et de supprimer le reste. Personne ne regardera quarante minutes d'eau bleue.
Ce flux de travail s'applique-t-il à d'autres petites entreprises?
Oui. Rien de tout cela n'est propre à la plongée. Un restaurant accumule les mêmes photos de plats prises au téléphone. Un gîte fait face à la même question : qui a pris la belle photo du jardin, et où se trouve-t-elle? Des dossiers par date, deux sauvegardes, le consentement d'abord et un lot par jour : la méthode est routinière, et son efficacité tient précisément à cette routine.
Nous recommandons en outre de tenir un petit dossier « meilleures photos », mis à jour chaque mois, qui contient les dix photos que l'entreprise souhaiterait voir sur son site Web, dans une publicité ou transmises à un journaliste qui en fait la demande. Lorsqu'une image est requise rapidement, elle s'y trouve. Pour les entreprises dont les meilleurs moments ne quittent jamais le téléphone, un accompagnement en photo et vidéo peut consister simplement à mettre la routine en place pour que l'équipe puisse l'appliquer de façon autonome.
La meilleure photo prise cette année n'a de valeur qu'une fois que d'autres peuvent la voir.