Ceningan Divers a célébré son premier anniversaire en août. Cette étape apporte un avantage très concret, rarement mentionné : à partir de maintenant, chaque semaine peut être comparée à la même semaine un an plus tôt.
Auparavant, chaque chiffre manque de contexte. Une semaine tranquille à la fin de septembre est-elle préoccupante ou normale? Sans point de référence, impossible de le savoir. Les chiffres commencent maintenant à dessiner une tendance, et le suivi hebdomadaire devient un outil de gestion fiable plutôt qu'une tâche facile à reporter.
Pourquoi une petite entreprise a-t-elle besoin d'un suivi hebdomadaire plutôt qu'annuel?
Parce que le suivi hebdomadaire est le seul qui permet encore d'agir. La plupart des petites entreprises que nous avons connues examinent sérieusement leurs chiffres une fois par année, lorsque le comptable les demande. À ce moment, l'information appartient au passé. Apprendre en mars qu'octobre a été un très mauvais mois ne permet plus de rien faire pour octobre.
Un suivi mensuel est préférable. Un suivi hebdomadaire est celui qui permet encore d'intervenir. Une semaine est assez courte pour détecter un problème tôt, et assez longue pour que les chiffres ne soient pas qu'une variation aléatoire.
Une entreprise touristique sur une petite île l'illustre clairement. La saison change rapidement. Une série de réservations au ralenti en intersaison devient un problème de liquidités six semaines plus tard, en basse saison. Détecté dès la première semaine, le problème peut être traité : lancer une promotion, communiquer avec les partenaires, réduire une dépense ou reporter un achat. Détecté à la sixième semaine, il ne peut plus qu'être constaté.
Quels cinq chiffres vérifier chaque lundi?
Un système sophistiqué n'est pas nécessaire. Un tableur suffit : un onglet, une ligne par semaine et cinq colonnes essentielles. Pour un centre de plongée, nous recommandons les suivantes :
- Les réservations confirmées pour les quatre prochaines semaines. La vue prospective, et le seul des cinq chiffres qui renseigne sur l'avenir.
- Les revenus de la semaine qui vient de se terminer. Ce qui est entré, sans ajustement.
- Les dépenses de la semaine. Le carburant, le personnel, le remplissage des bouteilles, les réparations et tout le reste. Une seule réparation de compresseur peut faire varier ce chiffre de façon importante en une semaine. C'est acceptable; l'objectif est de le voir.
- Les liquidités en banque. Les liquidités, et non le profit. Une entreprise peut sembler rentable sur papier et être incapable d'assumer sa paie.
- Les nouveaux avis et leur moyenne. En tourisme, les avis sur TripAdvisor et Facebook évoluent avant les réservations. Une baisse à ce chapitre constitue un signal d'alerte précoce.
Cinq chiffres suffisent. Nous avons vu des tableaux de bord comptant trente indicateurs que personne ne lit au-delà du premier écran. Un chiffre qui ne modifiera aucune décision cette semaine n'a pas sa place sur la feuille du lundi.
Nous recommandons aussi que le propriétaire saisisse lui-même les chiffres. C'est plus important qu'il n'y paraît : la saisie attire l'attention sur des détails, comme une dépense qui augmente graduellement ou une semaine au cours de laquelle les avis ont cessé d'arriver. Un rapport automatique reçu par courriel est trop facilement survolé puis mis de côté sans que rien soit remarqué.
Pourquoi comparer à la même semaine l'an dernier?
Parce que cette comparaison neutralise l'effet de la saison. C'est l'étape souvent omise, et c'est celle qui donne leur sens aux chiffres.
Comparer une semaine à la précédente est peu utile pour une entreprise saisonnière. Août surpasse naturellement juin, et novembre est naturellement plus faible qu'octobre. Ces comparaisons n'apprennent rien. Comparer une semaine à la même semaine l'an dernier indique si l'entreprise croît réellement ou si elle recule, indépendamment de la saison.
La première année, cette comparaison est impossible. C'est pourquoi le premier anniversaire a une portée qui dépasse la célébration. Désormais, la comparaison figure dans le tableur : même semaine, l'an dernier, une colonne plus loin.
Une mise en garde s'impose. La première année constitue une base de comparaison inhabituelle. Elle comprend l'ouverture, le soutien de la famille et des amis, l'élan du lancement et des semaines calmes pendant lesquelles peu de gens connaissaient l'existence de l'entreprise. Les comparaisons d'une année à l'autre doivent donc être interprétées avec prudence pendant un certain temps; elles seront plus significatives à la troisième année qu'à la deuxième.
Faut-il réagir à une seule mauvaise semaine?
Non. Une semaine faible peut s'expliquer par la météo, un problème avec les bateaux en provenance de Bali ou un jour férié dans un pays qui envoie de nombreux clients. Réagir à chaque baisse épuise les propriétaires comme le personnel par des changements constants.
Ce qui compte, c'est un chiffre qui évolue dans le même sens pendant trois ou quatre semaines consécutives par rapport à l'an dernier. Il s'agit alors d'une tendance, et c'est le moment pour les associés de se réunir afin de décider quoi changer.
Cette règle évite les inquiétudes inutiles. Elle rend aussi les discussions entre associés plus sereines, ce qui est très précieux dans une entreprise qui compte plusieurs propriétaires. Lorsque tout le monde examine les cinq mêmes chiffres chaque semaine, les échanges portent sur les mesures à prendre plutôt que sur la réalité de la situation.
Quels outils permettent de tenir un tableau de bord hebdomadaire simple?
Très peu sont nécessaires. Une feuille Google Sheets partagée fonctionne bien et peut s'ouvrir sur n'importe quel téléphone. Un logiciel comptable en ligne comme QuickBooks Online, Xero ou Wave fournit les revenus, les dépenses et les liquidités avec un minimum de saisie. La plupart des systèmes de réservation peuvent exporter les réservations à venir. Les avis se comptent à la main en une minute.
BDC, la Banque de développement du Canada, propose un court article sur les indicateurs financiers à surveiller (en anglais à ce lien), utile pour obtenir un second avis sur le choix des chiffres. Les cinq chiffres varient selon l'entreprise. Un restaurant pourrait suivre le nombre de couverts et le coût des aliments; un entrepreneur, les soumissions envoyées et les soumissions signées; un gîte, le taux d'occupation et les réservations directes par rapport à celles des sites de réservation. Le principe demeure le même.
Lors de la rédaction du plan d'une nouvelle entreprise, ou de la révision d'un plan existant, ce suivi hebdomadaire doit y figurer dès le premier jour. Un plan d'affaires qui n'est jamais comparé aux chiffres réels demeure un document présenté une seule fois à la banque.
Cinq chiffres, chaque lundi, comparés à la même semaine l'an dernier : quinze minutes de travail. Selon notre expérience, toutes les petites entreprises qui se sont retrouvées en sérieuse difficulté fonctionnaient sans suivi de ce type.