Un plan d'affaires terminé peut donner l'impression d'avoir atteint la fin d'une démarche. L'étude de marché est faite, les tableaux financiers sont équilibrés et la banque a peut-être même approuvé le financement. Pourtant, le lundi matin, le document n'indique pas quoi faire avant le dîner.
C'est dans cet écart que beaucoup de nouvelles entreprises s'enlisent. La cause est rarement un mauvais plan. C'est plutôt qu'un plan d'affaires et un plan d'action sont deux outils distincts, et que la plupart des entrepreneurs ne rédigent que le premier.
Nous enseignons un programme de lancement d'entreprise de 12 semaines et accompagnons chaque participant dans son propre projet. Cette transition fait partie des aspects que nous jugeons les plus importants. La rédaction du plan est l'étape que tous s'attendent à trouver difficile; c'est pourtant le passage à un travail hebdomadaire qui détermine le résultat.
Quelle est la différence entre un plan d'affaires et un plan d'action?
Le plan d'affaires explique l'idée : qui sont les clients, ce que vous leur vendez, pourquoi ils vous choisiraient et comment fonctionnent les finances. Il s'adresse à des lecteurs : un prêteur, un associé, un agent de subvention, et vous-même dans six mois, lorsque les raisons de certains choix se seront estompées.
Le plan d'action est un outil d'exécution. Il précise qui fait quoi, et pour quand. Il est court et sans fioritures, il évolue constamment et personne à l'extérieur de votre entreprise n'a besoin de le consulter.
Si le plan d'affaires dit « nous rejoindrons les touristes par l'office de tourisme régional et Google », le plan d'action dit « mardi : appeler l'office de tourisme, demander comment être inscrit. Jeudi : réclamer la fiche Google Business Profile, ajouter dix photos. » L'objectif est le même, mais seule la seconde formulation permet de passer directement à l'action.
Comment découper les 90 premiers jours en tâches hebdomadaires?
Quatre-vingt-dix jours constituent un horizon efficace : assez long pour accomplir quelque chose de concret, assez court pour garder l'échéance en vue. Un horizon d'un an est trop éloigné et mène souvent à des souhaits plutôt qu'à un plan.
Nous recommandons la démarche suivante.
- Relevez dans votre plan d'affaires chaque objectif qui doit commencer au cours des trois prochains mois : date d'ouverture, premières ventes, site Web, permis, comptes fournisseurs, embauche.
- Pour chaque objectif, inscrivez le résultat visé au jour 90. Il doit s'agir d'un résultat vérifiable. « Site en ligne avec réservation » se vérifie. « Forte présence en ligne », non.
- Travaillez à rebours. Que doit-il être en place au jour 60 pour que le jour 90 soit atteint? Au jour 30?
- Découpez ensuite chacun de ces jalons en tâches réalisables en une semaine. Une tâche qui exigerait plus d'une semaine correspond en réalité à deux ou trois tâches.
Vous obtiendrez probablement plus de tâches que prévu. C'est normal, et c'est la partie la plus utile de l'exercice : le plan d'affaires les dissimulait toutes derrière des phrases bien tournées.
Certaines tâches dépendent d'autres tâches. Le menu ne peut pas être imprimé avant que les prix soient fixés, et les prix ne peuvent pas être fixés sans les soumissions des fournisseurs. Repérez ces dépendances. Au début, l'ordre des tâches compte davantage que les dates.
Pourquoi attribuer un nom et une date à chaque tâche?
Parce qu'une tâche sans responsable risque de ne jamais être accomplie. Même dans une entreprise d'une seule personne, nous recommandons d'inscrire votre nom à côté de chaque tâche. La pratique peut sembler superflue, mais elle est efficace, car elle permet de constater lorsque quarante tâches ont été prévues pour la même semaine.
Si vous avez un associé, c'est à cette étape que se tiennent les discussions importantes. Qui s'occupe de la banque? Qui communique avec le comptable? Qui répond aux messages Facebook à neuf heures le soir? Les associés qui n'ont jamais consigné ces responsabilités par écrit découvrent souvent au quatrième mois que chacun croyait que l'autre s'en chargeait.
Les dates doivent être précises. « Fin mars » convient; « bientôt » n'est pas une date. Nous recommandons aussi de prévoir de la marge. Une semaine sans tâche assignée n'est pas perdue : elle absorbe les imprévus, et il y en aura. Le permis prend trois semaines de plus qu'annoncé. Le fournisseur cesse de répondre. Un enfant tombe malade.
Quel outil utiliser?
Le choix de l'outil importe moins que son utilisation régulière. Un chiffrier de quatre colonnes (tâche, qui, échéance, fait) suffit. Trello, Asana, Notion ou un tableau blanc dans la cuisine conviennent tous. Nous avons vu des entrepreneurs consacrer une semaine à chercher l'outil de gestion de projet idéal. Nous recommandons d'en choisir un que vous ouvrirez chaque jour, puis d'aller de l'avant. BDC offre des modèles et guides d'affaires gratuits (aussi en français sur son site) si vous souhaitez un point de départ pour le plan lui-même ou pour les flux de trésorerie.
À quelle fréquence revoir et ajuster le plan?
Tenez une revue une fois par semaine, toujours au même moment, pendant vingt ou trente minutes. Le vendredi après-midi convient à bien des gens. La revue porte sur trois questions :
- Qu'est-ce qui a été fait?
- Qu'est-ce qui ne l'a pas été, et pourquoi?
- Qu'est-ce qui est prévu la semaine prochaine?
La revue doit rester brève plutôt que devenir un rapport. Son but est de s'assurer que rien ne prend plus de sept jours de retard sans que vous le remarquiez.
Une fois par mois, prenez davantage de recul. Examinez les résultats visés à 90 jours et évaluez s'ils demeurent pertinents. La boutique en ligne n'est peut-être plus la priorité parce que l'achalandage en magasin dépasse les prévisions. Le marché visé ne répond peut-être pas, alors qu'un autre se montre réceptif. Dans ce cas, ajustez le plan. C'est tout à fait approprié; c'est précisément la raison d'en avoir un.
Nous déconseillons toutefois de modifier le plan tous les jours. Chaque semaine, vous ajustez les tâches. Chaque mois, vous ajustez l'orientation. Réécrire ses objectifs tous les mardis revient à réagir plutôt qu'à planifier.
Quelles difficultés surviennent souvent au cours des 90 premiers jours?
Plusieurs scénarios reviennent fréquemment lorsque les entrepreneurs passent du plan à l'action.
Le premier consiste à commencer par les tâches les plus agréables : le logo, les couleurs, le nom Instagram. Pendant ce temps, l'immatriculation de l'entreprise, le compte bancaire et les assurances sont reportés. Nous recommandons d'accomplir tôt les tâches juridiques et financières, parce qu'elles bloquent ensuite tout le reste.
Le deuxième consiste à sous-estimer les délais des intervenants externes. Tout ce qui dépend d'un bureau gouvernemental, d'une banque, d'un entrepreneur ou d'un propriétaire exige le double du temps prévu.
Le troisième consiste à réaliser le site Web en dernier. Il est alors conçu dans l'urgence, mis en ligne la semaine de l'ouverture, et reste difficile à trouver sur Google pendant des mois. Nous recommandons de le commencer tôt, même sous la forme d'une simple page, afin qu'il ait le temps d'être indexé.
Le quatrième consiste à délaisser complètement le plan d'affaires. Revenez-y à la fin des 90 jours et comparez. Là où vos hypothèses étaient justes, elles sont confirmées. Là où elles ne l'étaient pas, mettez le plan à jour afin qu'il demeure exact. Un plan d'affaires laissé de côté depuis la rencontre à la banque n'est d'aucune utilité, et surtout pas pour vous.
Enfin, nous recommandons de conserver les versions antérieures de votre plan d'action. Lorsque le travail devient plus exigeant vers le cinquième ou le sixième mois, comme c'est souvent le cas, les consulter permet de mesurer tout le chemin déjà parcouru.